Ich liebe ja die Natur. Trotzdem würde ich mich nicht als Grüner bezeichnen. Dafür bin ich dann wieder viel zu viel mit dem Auto und dem Flieger unterwegs. Zudem benutze ich zu viele elektrische Dinge, die Strom von Atomkraftwerken brauchen. Dennoch wollte ich auf das kommende (Geschäfts-) Jahr etwas ändern. Für mich, aber auch die Natur:
Schon während meinem Studium habe ich mich immer fürchterlich über die Dozenten aufgeregt, welche meterhohe Papiertürme (kein Witz) mit Präsentationen oder Vorlesungsunterlagen mitbrachten und uns aushändigten. Schon damals wollte ich immer nur das PDF anstatt des Ausdrucks.
Das selbe Problem, wenn auch nicht ganz so dramatisch, habe ich nun in meinem Geschäft. Einerseits nervt es einfach, jeden Tag mit Rechnungen, Auszügen oder anderen unnützen Dingen zugemail zu werden. Andererseits ist es auch einfach eine grauenhafte Verschwendung von Papier. Deshalb habe ich bei allen Firmen, die dies erlauben, auf eine papierlose Korrespondenz umgestellt. Bankauszüge, Telefonrechnung, Kreditkartenabrechnungen usw. kommen nun einfach via Email als PDF rein. Per Drag&Drop importiere ich diese PDFs dann in Evernote.
Alles andere scanne ich selbst und lege es ebenfalls in Evernote ab. Und schwups sind wir schon beim eigentlichen Thema dieses Postes: Das Papierlose Büros mittels Scanner und Evernote.
Evernote ist im Grunde genommen ein cloud-basiertes Notizbuch. Es lässt sich fast alles ablegen, von Text-Notizen, Bildern, Videos oder Audio-Aufnahmen. Während meiner Bachelor-Arbeit habe ich Evernote vor allem dazu genutzt, meine Qullen zu erfassen und zu sortieren sowie zu verschlagworten. Dies half mir beim Schreiben ungemein. Aber auch sonst ist dieses Programm einfach perfekt, um Notizen und (textbasierte) Dokumente zu speichern: Von Kochrezepten, über Einkaufszettel bis hin zu To-Do-Listen.
Evenote gibt es als Desktop-Version für Mac OS und Windows (8), sowie für Mobile-Endgeräte als iOS, Android, Blackberry und Windows-Phone. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit möchte man dieses super Programm nicht mehr missen.
Diese Woche habe ich mir nun den Fujitsu SnapScanner S1300i gekauft. Was ein Scanner kann, müsste jedem eigentlich klar sein. Aber was dieser kann, ist wirklich neu und hilfreich: Der Scanner schickt gescannte Dokumente als PDF direkt in meinen Evernote-Eingang. Und das Beste daran ist, dass alle PDFs in Evernote dank OCR (Optical Character Recognition) durchsuchbar sind. So kann ich beispielsweise im Suchfeld “Swisscom” eingeben und alle Dokumente, welche den Begriff Swisscom beinhalten (also im Dokument selbst, nicht der Titel des PDFs!) erscheinen. Vom Eingang lege ich dann das PDF in dem dafür vorgesehen Notizbuch (z.B. Notizbuch “Verträge”) ab.
Natürlich wäre das ganze auch lokal möglich, sprich die Dokumente einfach auf dem Computer zu speichern. Aber hier kommt nun das wirklich geniale von Evernote ins Spiel: Alle Daten sind in der Cloud gespeichert. Das hat einerseits den Vorteil, dass die Daten keinen lokalen Gefahren (wie z.B.: Feuer) ausgesetzt sind. Andererseits kann man von überall auf die Daten zurückgreifen. Unterwegs mit dem Smartphone, dem Tablet oder weltweit von jedem Computer mit Internet-Anschluss.
Und so gehe ich vor, falls ich Papierdokumente digitalisieren möchte:
1. Scannen (das PDF wird automatisch an Evernote gesendet)
2. Das PDF in Evernote vom Eingang in das jeweilige Notizbuch (z.B.: ins Noizbuch “Policen”) ziehen
3. Papier auf den Altpapier-Stapel legen
4. Wieder bei 1. beginenn :)
Das mache ich ab kommendem Jahr mit allen Geschäftsrechnungen, Quittungen, Abrechnungen usw. Und am Ende des Jahres teile ich das Notizbuch einfach mit meiner Treuhänderin und sie hat einfachen und schnellen Zugang zu allen Belegen.
Diese Woche habe ich alle meine Steuerunterlagen, diverse Bescheinigungen, alle meine Versicherungspolicen, Verträge und Notizen für die 2013er Hochzeiten und viele andere Dinge eingescannt und in Evernote abgelegt. Und anschliessend alles ins Altpapier geschmissen – ohne dabei mit der Wimper zu zucken. Denn sollte ich irgendwann irgendein Dokument schriftlich haben müssen, drucke ich einfach dieses aus. So einfach, so genial.
Ich kann Euch einfach nur dazu ermutigen, Evernote (in Verbindung mit einem SnapScanner) auszuprobieren. Es spart Euch Zeit, Platz und last but not least: Papier.
Übrigens: Den Fujitsu SnapScanner gibt es am günstigsten hier bei Digitec.